残業を減らしたいなら、AIより先に「1週間の作業ログ」をとる理由とやり方

ChatGPTを仕事で試してみたけれど、残業はほとんど減っていない。そんな状態なら、AIの使い方を調べる前に、確認したいことがあります。自分の1週間が、何にどれだけ使われているかです。

結論から言うと、AIを入れる前に、1週間だけ作業ログをとってください。ログから「やめる」「減らす」「仕組みにする」を決めて、仕組みにする部分にだけAIを使います。そうすると、効果が数字で確認できます。

この記事では、ログのとり方、仕分けの3つの判断軸、AIに任せる順番を説明します。

先に結論：最初の1週間はAIを使わず、ログだけとる

やることは単純です。1週間、30分以上かかった作業を1行ずつ記録します。AIの導入は、その後です。

理由は2つあります。

1つ目は、不要な作業をAIで速くしても、残業は減らないからです。たとえば、誰も読んでいない定例資料の作成を30分短縮しても、資料を作っているという事実は変わりません。先に手をつけるのは、作業そのものを減らせるかどうかです。

2つ目は、導入前の数字がないと、導入後に効果を測れないからです。「なんとなく楽になった気がする」では、続けるかやめるかを決められません。

ルールは3つだけです。

記録する5項目は次のとおりです。

記録のイメージを下の図にしました。数字は説明用の例で、実際の記録ではありません。メモは、スマホのメモアプリでもExcelでも、続けやすいものでかまいません。

1週間たまったら、1行ずつ次の3つの軸で見ます。

この3軸で、作業を4つに分けます。

先ほどの例なら、週報と議事録は「仕組みにする」、顧客への提案検討は「残す」、進捗確認の資料は「減らす」ことを先輩に相談する、という流れになります。

「仕組みにする」に分けた作業は、次の順に試すと失敗が少なくなります。

入力する材料がはっきりしているので、出力の良し悪しを判断しやすい作業です。週報の具体的な作り方は、ChatGPTで週報を自動作成する方法にまとめています。

元の会議や資料があり、あとから内容を確認できます。議事録のツールは、AI議事録自動作成ツール3選で比較しています。

ログがたまってから、やることを並べ替える段階で使います。アプリ選びは、タスク管理アプリの記事を参考にしてください。

注意点が1つあります。社外秘の情報や個人情報を、AIにそのまま入力しないでください。会社にAI利用のルールがある場合は、先に確認します。ルールがはっきりしないなら、固有名詞や数字を伏せた形で試すのが安全です。

運営者のタケダは、月70時間を超えていた残業を、1年ほどで月5時間まで減らしました。ただし、この記事の手順は、運営者自身の作業記録をもとにしたものではありません。一般的な業務改善の考え方を、誰でも試せる形にまとめたものです。

図の数字も、すべて説明用の例です。この手順を実際に試した結果は、数字がそろった時点でこのページに追記します。

この方法は、全員に合うわけではありません。

週単位の作業なら足ります。月次の作業を含めたいときは、月末の週にもう1回とってください。

「30分以上の作業だけ」「作業名と時間だけ」に減らしてかまいません。1週間続かなければ、3日でも傾向は見えます。

見つからなくても失敗ではありません。「やめる」「減らす」で時間が空くなら、それだけで残業は減らせます。

AIは、時間の使い方が見えてから使うと、効果を確かめやすくなります。まずは今日の1行目を書くところから始めてください。